As empresas podem, por opção, oferecer à tributação a receita efetivamente recebida no mês (regime de caixa), em substituição à receita bruta mensal (regime de competência). A opção pelo regime de caixa é irretratável para todo o ano-calendário.

A opção pelo regime de caixa tende a ser mais vantajosa, porém a adoção desse regime requer alguns cuidados adicionais:

a) nas operações de vendas de mercadorias ou prestação de serviços a prazo, a parcela não vencida deverá obrigatoriamente, integrar a base de cálculo do Simples Nacional, até o último mês do ano-calendário subsequente àquele em que tenha ocorrido a respectiva prestação de serviços ou operação com mercadorias;

b) deverão manter registro dos valores a receber, no qual constarão, no mínimo, as seguintes informações, relativas a cada operação com mercadoria ou prestação de serviços a prazo:

    ▪ número e data de emissão de cada documento fiscal;

    ▪ valor da operação ou prestação;

    ▪ quantidade e valor de cada parcela, bem como a data dos respectivos vencimentos;

    ▪ a data de recebimento e o valor recebido;

    ▪ saldo a receber,

    ▪ créditos considerados não mais cobráveis.

Obrigam-se também ao referido registro, as vendas cujas prestações foram realizadas por meio de cheque, quando emitidos para apresentação futura, mesmo quando houver parcela à vista; quando emitidos para quitação da venda total, na ocorrência de cheques não honrados; e, não liquidados no próprio mês.

Ficam dispensadas, as vendas por meio de administradoras de cartões, inclusive de crédito, desde que a empresa anexe ao respectivo registro os extratos emitidos pelas administradoras relativos às vendas e aos créditos respectivos.

Consequências pela não manutenção dos registros

A empresa que não manter o registro dos valores a receber poderá ser desconsiderada, de ofício, da opção de apuração de receitas pelo regime de caixa, para os anos-calendários correspondentes ao período em que tenha ocorrido o descumprimento. Nesta hipótese, o imposto deverá ser recalculado pelo regime de competência, sem prejuízo dos acréscimos legais correspondentes.